Nếu bạn có mong muốn ứng tuyển vào một công việc yêu cầu sử dụng tiếng Anh thành thạo, việc gây ấn tượng với nhà tuyển dụng ngay từ ban đầu chính là một email xin việc được viết bằng tiếng Anh!
Hay đơn giản chỉ là bạn đang cần liên lạc với khách hàng, đối tác hay bạn bè là người nước ngoài nhưng bạn loay hoay không biết viết thư ra sao cho chuyên nghiệp, lịch thiệp đồng thời thể hiện được thái độ và tình cảm của mình?
Vậy để viết ra một bức email gây ấn tượng, thật hoàn hảo và ghi điểm trong mắt người nhận thì các bạn cùng xem bài viết hướng dẫn này nhé!
1. Bắt đầu với lời chào
Hãy bắt đầu bức thư của bạn bằng cách xưng hô và chào hỏi với người nhận.
Dear Mr. A/ Mrs. A/ Miss A. Nếu giữa bạn với người nhận có mối quan hệ không thân thiết, gần gũi, hãy sử dụng họ tên ví dụ như “Dear Mrs. Cam”. Nếu mối quan hệ gần gũi, thân mật hơn, bạn có thể nói đơn giản “Hi Cam”.
Hãy viết “Dear Sir/Madam” hoặc “To whom it may concern” nếu bạn không biết tên người nhận.
2. Cảm ơn người nhận
Bạn nên bắt đầu bằng một dòng cảm ơn , nếu đang trả lời thắc mắc của khách hàng. Ví dụ, bạn có thể mở đầu email trả lời bằng câu “Thank you for contacting ABC Company” nếu có người nào đó gửi câu hỏi cho công ty của bạn.
Hãy lịch sự nói “Thanks for getting back to me” hoặc nói “Thank you for your prompt reply” người nhận trả lời email của bạn. Lời cảm ơn sẽ giúp người đọc cảm thấy thoải mái hơn.
3. Nêu mục đích
Nếu bạn là người mở đầu gửi email đến người nhận thì việc bắt đầu bằng lời cảm ơn sẽ không hợp lý. Thay vào đó, bạn hãy diễn đạt mục đích của mình bằng cách viết “I am writing to enquire about…” hoặc “I am writing in reference to…“.
Hãy bày tỏ mục đích của bản thân càng sớm càng tốt, sau đó đến việc trình bày ý chính. Cần nhớ, ai cũng muốn đọc email nhanh, ngắn gọn, xúc tích, do vậy hãy ưu tiên dùng những câu ngắn và rõ ý.
4. Câu kết vấn đề
Trước khi kết thúc email, lời cảm ơn người nhận vì đã đọc là cách thể hiện lịch sự và tôn trọng người đọc. Các mẫu câu thường hay được sử dụng có thể là “Thank you for your consideration” hoặc “Thank you for your patience and cooperation” . Và sau đó không quên viết kèm thêm câu “I look forward to hearing from you” và câu gởi mở “If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know”
5. Lời chào kết thúc
“Best regards“, “Sincerely” và “Thank you” là câu kết thúc email quen thuộc ở mọi bức email . Tránh dùng cụm từ “Cheers” hoặc “Best wishes” bạn và người đọc không phải là mối quan hệ bạn bè thân thiết.
Điều cuối cùng, trước khi nhấn nút gửi, bạn hãy đọc lại một lần nữa để rà soát lỗi chính tả, dấu chấm câu, ngữ pháp, giúp hình ảnh của bản thân hoặc công ty mà bạn đại diện không bị mất đi vẻ chuyên nghiệp.
Dưới đây là các bước để viết email gây ấn tượng, bạn hãy thử áp dụng để thấy hiệu quả đáng ngạc nhiên này nhé!
Nguồn: Kenhtuyensinh
